KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA KANUN UYARINCA KULLANICI VE HİZMET ALAN KİŞİLER İÇİN AYDINLATMA METNİ

1.KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENMESİNE ve GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN GENEL AÇIKLAMA

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca veri sorumlusu olan HUBOX DİJİTAL HİZMETLER VE EĞİTİM TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“Şirket”) olarak, HUBOX’ a tüm web sitelerini ve mobil uygulamarını kullanmanız; bu dijital platformlardan ürün veya hizmet satın almanız sırasında metnin ikinci başlığında belirtilen veri kategorileri kapsamındaki kişisel verilerinizi ilgili mevzuata uygun olarak gereken özen ve hassasiyeti göstererek işlemekteyiz. HUBOX’ a ait tüm web siteleri ve uygulamaları bundan sonra “dijital platform” olarak anılacaktır.

Bu aydınlatma metni, HUBOX’ a ait dijital platformları hesap oluşturarak kullanan; hizmet satın alan kullanıcıları; üçüncü kişi tarafından satın alınmış abonelik hizmeti veya diğer hizmetler kapsamında sunulan hizmetlere erişim sağlayan kullanıcıları ve internet sitesindeki formlar aracılığı ile kurumsal abonelik, hibe işlemleri veya her türlü destek ve öneri talepleri için iletişime geçen kişileri, kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda aydınlatmak için hazırlanmıştır.

Öncelikle belirtelim ki, sizleri kampanyalarımızdan haberdar etmek; size özel ürün veya hizmetler sunmak için bilgilendirme yapmak ve açık rızanızı almamızı gerektiren diğer tüm hallerde kişisel verilerinizi işlemeden önce tarafınızla paylaştığımız açık rıza bilgilendirme ve onay metni ile mutlaka açık rızanızı almaktayız. Örneğin, tercih ve beğenilerinizi kişiselleştiren pazarlama çerezlerinin kullanılmasına onay vermemeniz halinde asla bu verileri işlemeyiz. Ödeme işleminizi gerçekleştirmeden önce “işlem güvenliğini sağlayabilmek ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun almış olduğu ilke kararı gereğince” e-posta doğrulaması gerçekleştirmenizi isteriz. Size gönderdiğimiz bağlantı ile e-posta doğrulamasını gerçekleştirdiğiniz anda paylaşmış olduğunuz bilgiler ile hesabınız aktif hale geleceğinden öncesinde sizi bu aydınlatma metni ile aydınlatır ve kişisel verilerinizi işlemeye başlarız.

Bu aydınlatma metninin, “Veri Kategorisi ve İşlenen Kişisel Veriler” bölümünde de görüleceği üzere, ödeme gerçekleştirdiğiniz kredi veya banka kartı bilgilerinizi işlemeyiz. Bu bilgiler, ödemenizin başarıyla gerçekleştirilmesini sağlayan ve internet sitemizle entegre olan güvenli ödeme sistemi sağlayan kuruluşlar tarafından işlenir ve saklanır. Hesabınıza giriş yapabilmeniz için oluşturduğunuz şifrelere biz dahil kimse ulaşamaz. Oluşturduğunuz şifreler, belirli algoritmalar ile yeniden şifrelenerek saklanır. Kişisel verilerinizin güvenliğine verdiğimiz önem ve yasal sorumluluklarımız gereği internet sitemizi, son teknoloji güvenlik sertifikası ve güvenlik duvarları ile koruyarak siber güvenlik önlemlerini alıyoruz.

HUBOX’ a ait tüm dijital platformlara giriş yapabilmek için HUBOX hesabı oluşturmanızı istiyoruz ancak bu aydınlatma metninin 2.maddesinde belirtilen her kişisel veriyi, hesap oluşturma işleminiz sırasında talep etmiyor ve işlemiyoruz. Tüm bu açıklamalarımız dışında, hangi kişisel verilerinizin işlendiği; işlenen kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiği, kimlerle paylaşılabileceği, verilerinizin toplanma yöntemi ve hukuki sebebi ile veri sorumlusu olan (“şirketimize”) başvuru hakkı hususlarında 6698 sayılı Kanunun 10.maddesine göre hazırlanan işbu aydınlatma metni ile sizleri bilgilendirmek istiyoruz.

2.VERİ KATEGORİSİ VE İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER

KİMLİK BİLGİLERİ: Ad ve Soyad, TC Kimlik Numarası, Vergi Kimlik Numarası, Doğum Yılı, Meslek Bilgisi, İmza İşlenen

Kimlik Bilgilerine İlişkin Özel Açıklamalar

TC Kimlik Numaranızı bizimle paylaşmak zorunda değilsiniz. Formlarımızda genellikle bu bilgi opsiyonlu seçenek olarak düzenlenir. T.C. Kimlik Numaranızı bizimle paylaştığınızda, size fatura düzenlerken ve işlem güvenliği adına güvenlik doğrulaması yaparken kullanırız. Ancak kanunda yer alan sebepler dolayısıyla açık rıza alma zorunluluğumuzun olmadığı durumlarda T.C. Kimlik Numaranızı bizimle paylaşmanız gerekebilir. Vergi Kimlik Numarası, yalnızca kurumsal abonelerimizin vergi mükellefi olması halinde işlenen kişisel veridir. Bireysel kullanıcılarımızdan, vergi kimlik numaraları mevcut olsa dahi talep edilmez. Doğum yılı bilginizi bizimle paylaşmak zorunda değilsiniz. Paylaşılan bu bilgileri, istatiksel amaçlar ve daha iyi bir kullanıcı deneyimi sunmak amacıyla işlemekteyiz. Meslek bilginizi bizimle paylaşmak zorunda değilsiniz. Paylaşılan bu bilgileri, istatiksel amaçlar ve daha iyi bir kullanıcı deneyimi sunmak amacıyla işlemekteyiz.

İLETİŞİM BİLGİLERİ: E-Posta Adresi, İşyeri Adresi, Fatura Adresi

MÜŞTERİ İŞLEM BİLGİLERİ: Ürün ve Hizmet Satın alma Geçmişi Bilgileri, Fatura Bilgileri, Talep ve Şikâyet Bilgileri

FİNANSAL BİLGİLER: Banka Hesap Numarası ve IBAN Numarası.

Finansal Bilgilere İlişkin Özel Açıklamalar

Gerçek kişi vergi mükellefi olarak (gerçek kişi tacir, serbest meslek erbabı) kurumsal abonelik paketi satın alan bir abonemiz iseniz, hizmet bedelini havale/EFT yöntemi gerçekleştirirsiniz. Bu durum, banka hesap bilgilerinizi işlememizi gerektirir.

İŞLEM GÜVENLİĞİ BİLGİLERİ: IP Adresi, Log Kayıtları, Kullanıcının İnternet Sitelerindeki Kullanım Kayıt Döküm Bilgileri, İzleme Geçmişi

İşlem Güvenliği Bilgilerine İlişkin Özel Açıklamalar

Yetkisiz erişimleri önlemek ve siber güvenlik tedbirleri kapsamında meşru menfaatimiz gereği dijital platforma giriş yapan herkesin IP bilgilerini işlemekteyiz. Daha iyi bir kullanıcı deneyimi sunmak, satın alınan hizmetlerin kullanımını sağlamak ve platformda gerçekleştirilen hukuka aykırı fiillerin tespiti amacıyla internet sitesindeki gezinme bilgilerini işleyebiliriz.

PAZARLAMA BİLGİLERİ ve ÇEREZLER: Çerezler, Anket Bilgileri

Pazarlama Bilgileri ve Çerezlere İlişkin Özel Açıklamalar

Kişisel veri içeren pazarlama bilgilerini, çerezler (cookies) ve anketler yolu ile toplar ve işleriz. Zorunlu (gerekli) çerezler haricinde kişisel veri içeren veya içermeyen diğer tüm çerezlerin (İşlevsellik, Analiz, Pazarlama Çerezleri) kullanımı konusundaki onayı ise tamamen sizin tercihinize bırakırız. İlgili bölümden çerezler hakkında daha detaylı bilgiye ulaşabilirsiniz. Anketlere katılımı asla zorunlu tutmayız.

HUKUKİ İŞLEM BİLGİLERİ: Sözleşme Numarası, İhbarname ve İhtarname Bilgileri, Dava Dosyası Bilgileri, Adli, İdari, Düzenleyici ve Denetleme Kuruluşları ile Paylaşılan Bilgiler

GÖRSEL VE İŞİTSEL KAYIT BİLGİLERİ: Çağrı Merkezi Ses Kayıtları

3.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirketimiz ile elektronik veya fiziki ortamda paylaştığınız kişisel verilerinizi, hukuka uygun ve dürüstlük kuralının öngördüğü biçimde, işlenme amaçları ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak, doğru ve güncel şekilde, belirli açık ve meşru amaçlar ile işliyoruz. Bu amaçlar şu şekildedir:

• Sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi

• Ürün veya hizmetlerin satın alınmasına ve kullanılmasına yönelik süreçlerin gerçekleştirilebilmesi

• Daha iyi bir kullanıcı deneyiminin sunulabilmesi

• Satın alınan hizmetlerin ifa edileceği internet sitesinin (“dijital platformlar”) güvenliğinin sağlanabilmesi

• Abone ve kendisi adına abonelik paketi satın alınmış kullanıcıların satın alınan hizmetlerin ifa edileceği internet sitesine erişiminin sağlanabilmesi

• Satın alınan hizmetlere erişim sağlandığı internet sitesi/mobil uygulamaların daha iyi çalışabilmesi

• İnternet sitesine erişim güvenliğinin sağlanabilmesi.

• E-posta doğrulama işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi

• Hibe ve kurumsal aboneliğe ilişkin süreçlerinin yönetilebilmesi

• Tüm kayıt ve belgeler ile ilgili düzenleme, saklama ve arşiv işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi

• Talep ve şikâyet süreçlerinin yönetilebilmesi

• Mali ve finansal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi

• Mevzuattan ve sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi için üçüncü kişilere veri aktarımının gerekmesi

• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilebilmesi

• İş faaliyetlerinin yürütülmesi

• İş faaliyetlerinin yürütülebilmesi amacıyla iş ortaklarıyla veri paylaşımının zorunlu olması

• İş süreçlerinin iyileştirilmesine dair önerilerin alınması ve değerlendirme yapılması

• Yönetim faaliyetlerinin yürütülebilmesi

• Faaliyetlerin mevzuata uygun olarak sürdürülmesi

• Bilgi güvenliği süreçlerinin yönetilmesi

• Denetim/Etik faaliyetlerinin yürütülmesi

• İç denetim faaliyetlerinin yürütülmesi

• Risk yönetimi

• Sözleşme süreçlerinin yönetilmesi

• Açık rızanızın varlığı halinde reklam, kampanya, pazarlama ve kişiye özel ürün/hizmet sunumu faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi

• Şirketimizin hizmet veya ürünlerine bağlılık süreçlerinin yönetilmesi

• Hukuki işlerin takibi ve yürütülmesi

• Kişisel verilerin işlenmesi hakkında ilgili kişinin başvurusu üzerine gerekli kimlik teyit işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi

• Şirketimiz ziyaretçilerinin kayıt ve takip işlemlerinin yürütülebilmesi

• Pazarlama analiz çalışmalarının yapılabilmesi

• İstatiksel çalışmaların yürütülebilmesi

• Müşteri ilişkilerinin yönetilmesi ve hizmet memnuniyeti çalışmalarının yürütülebilmesi

4. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Toplanan kişisel verileriniz yalnızca, işbu bilgilendirme metninin birinci maddesinde açıklanan amaçlar ve ilgili yasal düzenlemeler kapsamında aktarılmasını gerektiren sebeplerle sınırlı ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanunun 8. ve 9.maddelerine uygun olarak; denetleyici ve düzenleyici kamu kurum ve kuruluşları, adli birimler ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için hizmet aldığı gerçek veya tüzel kişiler ile iş ortaklarıyla paylaşılmaktadır. Kişisel verilerinizin kanunda sayılı sebepler dışında üçüncü kişilerle paylaşılması için açık rıza alınması şart olduğundan tarafınızdan açık rıza onay metni alınmadan yurtiçi veya yurtdışına veri aktarımı gerçekleştirilmemektedir.

5. KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla, Kanun’da öngörülen temel kişisel veri işleme ilkelere uygun olarak; kanunlarda açıkça öngörülmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi, tarafınızca alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ile ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla (“Şirketimizin”) meşru menfaatleri hukuki sebeplerine dayalı olarak; açık rıza olmadan veri işlemenin mümkün olmadığı hallerde açık rıza alınarak otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır:

 Çağrı Merkezi yoluyla tarafımızla iletişime geçilmesiyle

 Tarafınızla imzalanan sözleşmeler aracılığıyla,

 hubox.com.tr ve HUBOX’ a ait diğer dijital platformlar üzerinden her türlü abonelik hizmeti ve ürün satın alınması veya kiralama işlemleriniz sırasında,

 hubox.com.tr ve HUBOX’ a ait diğer dijital platformlar üzerinden üzerinden her türlü işlem için doldurulan elektronik formlar ile,

 Tarafınızca fiziki yollarla teslim edilen belgeler aracılığıyla,

 E-posta, telefon, posta veya diğer telekomünikasyon ve iletişim yazılımları aracılığıyla yapılan başvuru, sipariş, talep, şikayet, görüşme, bilgilendirme ve her türlü belge ve kayıt aktarımı faaliyetleri vasıtasıyla,

 Sosyal medya hesaplarımızdan tarafımızla iletişime geçmeniz ile

 Fiziki bankacılık işlemleri veya mobil bankacılık uygulamaları ile

6. KANUN UYARINCA HAKLARINIZ

KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde kalmak kaydıyla,

 Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

 Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

 Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

 Yurtiçinde veya yurtdışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

 Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,

 KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

 Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

 İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

 Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarınız bulunmaktadır.

Kanun’un “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11. Maddesi kapsamındaki taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre, ıslak imzanızın bulunması koşuluyla, hubox.com.tr adresinden temin edebileceğiniz “İlgili Kişi Başvuru Formu” metni ile Dumlupınar Mah. Gümüşdere Çıkmazı Sk. No:1E/187 Teknik Yapı Concord adresine; veya [email protected] veya [email protected] adresine yazılı olarak ve kimlik teyidinizin yapılmasını sağlayarak iletebilirsiniz. (Ürün veya hizmet alımı sırasında şirketimize beyan ettiğiniz onaylanmış e-posta adresiniz üzerinden başvuruda bulunmanız durumunda kimlik teyidi gerçekleşmiş sayılacaktır. Mail adresinin güncel hali şirketimize bildirilmelidir.) Şirketimiz başvuru taleplerini, Kanun’un 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandıracaktır. İşlemin maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verilerin Korunması Kurumu tarafından belirlenen tarife uygulanacaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçelendirilecektir. Kişisel veri sahibi olarak sahip olduğunuz ve yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için yapacağınız ve kullanmayı talep ettiğiniz hakka ilişkin açıklamalarınızı içeren başvuruda; talep ettiğiniz hususun açık ve anlaşılır olması, talep ettiğiniz konunun şahsınız ile ilgili olması veya başkası adına hareket ediyor iseniz bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizi belgelendirmeniz, başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliğinizi teyit edici belgelerin eklenmesi gerekmektedir.